În temeiul art. 37, alin.2 şi al art. 36, alin.1 din Statute, Comitetul Director al Institutului Român de Genealogie şi Heraldică „Sever Zotta” a stabilit prezentul
REGULAMENT AL PUBLICAŢIILOR
Scopul activităţii editoriale
Art.1. Institutul „Zotta” desfăşoară activitatea sa editorială în limitele stabilite de Statutele sale şi de hotărârile Comitetului său Director, cu respectarea prevederilor şi a celorlalte Regulamente, după caz.
Această activitate are ca scop valorificarea rezultatelor cercetărilor în domeniile prevăzute de art. 6, § (a), din Statute şi a lucrărilor rămase netipărite în urma decesului autorilor lor (postume), precum şi stimularea cercetărilor în domeniile menţionate.
Art.2. În cadrul activităţii sale editoriale, Institutul „Zotta” are în vedere publicaţiile sale periodice – Buletinul, „Arhiva Genealogică” şi „Herb” – şi pe acelea programate în seriile publicaţiilor sale.
Art.3. Publicaţiile periodice – ştinţifice şi de informare – reprezintă prioritatea absolută a activităţii editoriale a Institutului „Zotta”.
Apariţia publicaţiilor periodice se asigură din fondurile Institutului „Zotta”, putându-se solicita subvenţii sau sponsorizări de la orice institutţie de stat sau particulară, din ţară sau din străinătate.
Art.4. Seriile de publicaţii stabilite de Comitetul Director la 19 iunie 2001 (cf. Buletinul IRGH, 4-6/III, 2001, p.2) sunt următoarele : A) Studii şi cercetări (volume colective, volume de autor, culegeri de studii, monografii); B) Ediţii (izvoare, reeditări, opere postume); C) Caietele „Sever Zotta” (mici culegeri tematice).
Comitetul Director poate decide înscrierea unor noi serii de publicaţii.
Planul editorial
Art.5. Lucrările propuse pentru publicare – altele decât publicaţiile periodice – se înscriu în planul editorial al Institutul „Zotta” în urma avizării de către Comitetul Director.
Art.6. Planul editorial va cuprinde atât lucrările propuse de autori şi îngrijitori de ediţii, cât şi cele a căror iniţiativă aparţine Institutului „Zotta”.
Art.7. Lucrările înscrise în planul editorial vor fi trimise spre publicare numai cu avizul Comisiei publicaţiilor.
Art.8. Planul editorial al Institutului „Zotta” are un caracter global şi permanent, neimplicând nici o ordine de priorităţi şi nici realizarea într-un răstimp anumit.
Art.9. Înscrierea unei lucrări propuse de un autor în planul editorial nu implică şi obligativitatea tipăririi ei, în orice condiţii, de către Institutul „Zotta”, ci înseamnă recunoaşterea valorii şi a interesului pe care îl prezintă respectiva lucrare, precum şi intenţia fermă a Institutului „Zotta” de a contribui la apariţia ei.
Generalităţi
Art.10. Pentru editarea lucrărilor propuse de autori şi incluse în planul editorial, se va încheia un contract în care se vor înscrie toate condiţiile asupra cărora s-a convenit, în conformitate cu prevederile prezentului Regulament.
Art.11. În toate cazurile, Institutul „Zotta” nu va achita autorilor sume de bani cu titlul de drepturi de autor.
Art.12. Publicarea în revistele şi în seriile Institutului „Zotta” exprimă, implicit, cedarea proprietăţii intelectuale asupra tuturor textelor originale.
Autorii vor putea reproduce aceste texte în volume proprii (culegeri de studii, cărţi etc.) numai cu permisiunea Institutului „Zotta”.
Institutul „Zotta” va putea transmite unor terţi dreptul de a reproduce aceste texte în alte publicaţii ori în culegeri ocazionale numai cu permisiunea autorilor.
Art.13. Autorii vor avea obligaţia de a utiliza sistemul de citare şi abrevierile folosite în toate publicaţiile Institutului „Zotta”.
Cheltuielile de editare
Art.14. Institutul „Zotta” va suporta integral cheltuielile prilejuite de editarea lucrărilor înscrise din iniţiativa sa în planul editorial: culegeri de studii, volume omagiale, reeditări, ediţii postume, documente.
Art.15. Pregătirea pentru tipar a unor astfel de lucrări poate reveni – prin asumare sau încredinţare – atât unor membri ai Institutului „Zotta”, cât şi unor persoane care nu deţin această calitate, însă fără să implice recompense băneşti.
Art.16. Editorul desemnat se va îngriji şi el, pentru publicaţia respectivă, de suplimentarea fondurilor financiare, prin atragerea unor sponsorizări, subvenţii, donaţii sau prin cointeresarea altor instituţii.
Art.17. În cazul stabilirii unei ordini de apariţii la volumele din această categorie, vor avea prioritate cele pentru care s-a asigurat şi o contribuţie financiară exterioară Institutului „Zotta”.
Art.18. Pentru lucrările propuse de membri ai Institutului „Zotta”, contribuţia financiară a acestuia va însemna 1/6 până la 1/3 din costurile de editare (hotărârea Comitetului Director din 15mai 2001 – cf. Buletinul IRGH, 4–6/2001, p.2).
Art.19. Pentru lucrările propuse de autori din afara Institutului „Zotta”, cota pe care o va acoperi autorul va fi stabilită de comun acord şi de la caz la caz.
Repartiţia tirajului
Art.20. Conform Hotărârii Comitetului Director din 8 iulie 2003 (cf. Buletinul IRGH, 7-9/2003, p.2), tirajul lucrărilor apărute în seriile de publicaţii ale Institutului „Zotta” prevăzute de prezentul Regulament (art. 4) va fi împărţit în următoarele cinci categorii:
a) depozit legal 10 exemplare;
b) drepturi de autor (gratuit) 10 exemplare;
c) protocol 15 exemplare;
d) depozit IRGH 15 exemplare;
e) difuzare restul exemplarelor.
Art.21. Autorul (îngrijitorul de ediţie) are dreptul de a cumpăra la 1/3 din preţul fixat pentru volumul său încă zece exemplare.
Art.22. În cazul epuizării cotei de protocol, exemplarele necesare în plus vor fi scăzute din cota de difuzare, prin hotărâre a Comitetului Director şi pe bază de proces-verbal.
Art.23. Dintre publicaţiile periodice, Buletinul IRGH se distribuie gratuit tuturor membrilor cu cotizaţia achitată la zi.
Art.24. Toţi membrii Institutului „Zotta” cu cotizaţia achitată la zi pot primi, cu un preţ redus, câte un exemplar din orice publicaţie (periodică sau din serii).
Reducerea se va stabili la fiecare caz în parte şi se va anunţa prin Buletin.
Art.25. Membrii Comitetelor de Redacţie vor primi câte un exemplar gratuit din revista respectivă, pe durata deţinerii acestei calităţi.
În acest caz, nu se aplică art.24, alin.1.
Art.26. Membrii organelor de conducere şi control, membrii Comitetului de Patronaj, membrii comisiilor administrative şi consilierii onorifici nu beneficiază, prin faptul deţinerii respectivelor calităţi, de nici o gratuitate.
Preţul. Destinaţia încasărilor
Art.27. Preţul de vânzare al unui volum se stabileşte prin raportarea numărului de exemplare la costurile de producţie, conform facturii care însoţeşte tirajul.
Reducerea aplicată conform art.24 din prezentul Regulament transformă preţul de vânzare în contribuţie la recuperarea cheltuielilor de imprimare.
Art.28. Sumele provenite din vânzarea sau distribuirea cu reducere a publicaţiilor pot fi folosite pentru oricare dintre activităţile Institutului „Zotta”, dacă nu s-a prevăzut altfel în contractul determinat de art.10 din prezentul Regulament sau dacă tipărirea nu a fost asigurată de o donaţie cu o clauză care să prevadă altfel.
Dispoziţii finale
Art.29. Prezentul Regulament devine parte integrantă a Statutelor (conform art. 58) şi se va publica în Buletinul Institutului „Zotta” în proximul număr după adoptarea sa.
Art.30. Regulamentul publicaţiilor se aplică începând cu data adoptării sale şi va fi revizuit şi completat, în temeiul aceloraşi prevederi statutare în baza cărora a fost elaborat, ori de câte ori va fi necesar.
Adoptat de Comitetul Director în şedinţa din 9 decembrie 2003
