În temeiul art. 37, al.2 şi al art.36, al.1 şi 3 din Statute, Comitetul Director al Institutului Român de Genealogie şi Heraldică “Sever Zotta” a stabilit prezentul
REGULAMENT AL FINANŢELOR
Veniturile şi administrarea lor
Art. 1. Veniturile Institutului “Zotta” provin din sursele indicate de art. 51 (a-c) din Statute, cu respectarea art. 52 şi a legislaţiei în vigoare.
Art. 2. Cotizaţiile şi taxele de înscriere sunt colectate de Trezorierul Institutului, de Administratorul-Delegat şi de vice-trezorierii care pot fi desemnaţi de Comitetul Director pentru localităţile unde se află mai mult de zece membri ai Institutului.
Art. 3. Pentru maximă operativitate în acoperirea cheltuielilor curente, Administratorul-Delegat va păstra, sub a sa răspundere, numerarul şi valorile Institutului “Zotta” şi, împreună cu Trezorierul, le va administra conform hotărârilor Comitetului Director, care va fi ţinut la curent cu situaţia încasărilor şi a plăţilor (hotărârea Comitetului Director din 16.XI.1999, publicată în Buletin, nr.12/1999).
Art. 4. Comitetul Director va decide, de la caz la caz, asupra instrumentelor bancare ce vor fi utilizate pentru păstrarea şi fructificarea sumelor încasate, pentru o cât mai bună folosire a lor în conformitate cu scopurile Institutului (hotărârea Comitetului Director din 16.XI.1999, publicată în Buletin, nr.12/1999).
Cheltuielile
Art. 5. Cheltuielile Institutului “Zotta” reprezintă:
a) cheltuieli curente, administrative (telefon, căsuţă poştală, fax, internet) şi, după caz, gospodăreşti (chirie, întreţinere, electricitate etc);
b) cheltuieli specifice, impuse de realizarea scopurilor prevăzute de Statutele Institutului: editare, multiplicare, organizare de reuniuni ştiinţifice;
c) cheltuieli pentru expediţii poştale (scrisori, colete, mandate, în ţară şi străinătate), comisioane bancare, achiziţii de aparatură, rechizite (hârtie de scris, plicuri, dosare şi alte articole de birotică) şi consumabile (toner pentru imprimantă şi copiator, hârtie pentru copiator şi fax etc);
d) cheltuieli de transport, cazare şi masă pentru persoanele invitate de Institut;
e) cheltuieli de transport pentru membri ai Institutului în cazul când efectuează deplasări în interesul Institutului, sau contra-valoarea carburantului atunci când deplasarea, în interesul Institutului, se efectuează cu o maşină personală.
Art. 6. Sub rezerva avizării de către Comitetul Director, se includ la capitolul Cheltuieli şi sumele folosite pentru remunerarea unor servicii pentru care nu se pot depune chitanţe fiscale sau bonuri de casă (dactilografie, culegere computerizată, reparaţii, întreţinere etc), ci numai chitanţe sub semnătură privată.
Orice altă modalitate de decontare va necesita aprobarea specială a Comitetului Director, cu avizul Comisiei financiare.
Destinaţia fondurilor băneşti
Art. 8. Decizia cu privire la folosirea fondurilor băneşti pentru cheltuieli altele decât cele curente aparţine, conform prevederilor statutare, Comitetului Director.
Art. 9. Folosirea, cu respectarea prezentului Regulament, a fondurilor adunate din cotizaţii şi taxe de înscrieri pentru atingerea scopurilor Institutului nu face obiectul nici unei condiţionări.
Art. 10. Sumele provenite din donaţii, subvenţii şi sponsorizări sunt la dispoziţia Comitetului Director, dacă persoana sau instituţia care donează, subvenţionează sau sponsorizează nu a prevăzut, pentru respectivele sume, o destinaţie anume.
Art. 11. Dacă o donaţie, subvenţie sau sponsorizare este obţinută prin mijlocirea explicită a unei persoane - având sau nu calitatea de membru al Institutului “Zotta” - asupra folosirii respectivelor sume va fi consultată şi persoana în cauză, care poate să indice (sau nu) o destinaţie anume (editare, organizare de reuniuni ştiinţifice, achiziţie de aparatură etc).
Art. 12. În cazul când condiţionarea destinaţiei va fi socotită ca neadecvată, contrară sau depăşind scopurile Institutului “Zotta”, Comitetul Director va putea refuza respectiva sursă de finanţare, prevalându-se de prevederile art. 52 din Statute.
Art. 13. Comitetul Director va accepta necondiţionat orice finanţare propusă de persoane fizice sau juridice în scopuri pioase şi caritabile, însă întotdeauna cu respectarea art. 6 şi 52 din Statute.
Art. 14. În acceptarea şi folosirea sumelor propuse Institutului “Zotta” pentru burse şi premii, se vor aplica prevederile art. 11 şi 12 ale prezentului Regulament, în conformitate şi cu Regulamentul premiilor şi burselor şi ţinându-se seama de condiţiile asupra cărora se va conveni de la caz la caz.
Art. 15. Institutul “Zotta” poate beneficia şi de folosirea sumelor care, fără a constitui în chip direct donaţii, subvenţii sau sponsorizări către el, îi sunt puse la dispoziţie cu destinaţii precise, pentru publicaţii sau reuniuni ştiinţifice sub egida sa; în asemenea cazuri, sumele respective pot trece direct de la finanţator la prestatorii respectivelor servicii, fără ca Institutul să poată pretinde orice control asupra lor.
Dispoziţii finale
Art. 16. Prezentul Regulament devine parte integrantă a Statutelor (conform art. 58) şi se va publica în Buletinul Institutului “Zotta” în proximul număr de după adoptarea sa.
Art. 17. Regulamentul finanţelor se aplică începând cu data adoptării sale şi va fi revizuit şi completat, în temeiul aceloraşi prevederi statutare în baza cărora a fost elaborat, ori de câte ori va fi necesar.
Adoptat de Comitetul Director în şedinţa din 11 iulie 2000.
