Regulamentul congreselor

Regulamentul congreselor

 
În temeiul art.37, alin.2 şi al art.36, alin.1 din Statute, Comitetul Director al Institutului Român de Genealogie şi Heraldică „Sever Zotta” a stabilit prezentul
 
REGULAMENT AL CONGRESELOR
 
I. Organizarea. Comitetul de Organizare. Stabilirea tematicii. Înştiinţarea celor interesaţi.
Art. 1. Comitetul de Organizare se constituie, în mod tradiţional, din membrii Consiliului Director al Filialei Iaşi a CNHGS în exerciţiu la data Congresului. El poate coopta şi alte persoane, dintre membrii CNHGS-I sau ai Institutului „Zotta”, ori din afara acestor instituţii, dacă îşi asumă îndeplinirea unor sarcini în organizarea Congresului.
Art. 2. Comitetul de Organizare îşi alege un preşedinte, care este, de drept, Preşedintele Congresului şi, în funcţie de necesităţi, un Secretariat.
Art. 3. Tematica se stabileşte de Comitetul de Organizare, rămânând însă deschisă propunerilor care ar fi comunicate de participanţi. Ea va ţine seama de congresele anterioare, de direcţiile cunoscute ale cercetărilor din domeniu, de interesele şi necesităţile de moment.
Art. 4. Înştiinţarea celor interesaţi se face prin scrisori circulare.
Art. 5. Prima circulară se trimite:
a)       participanţilor la congresul precedent;
b)       participanţilor la încă două congrese anterioare;
c)       persoanelor care şi-au manifestat dorinţa de a participa la noul congres.
Art. 6. Prima circulară va cuprinde toate reperele esenţiale referitoare la organizarea Congresului şi la condiţiile de participare: datele, tematica generală, înscrierea (taxa şi termenul), facilităţi oferite participanţilor etc.
Art. 7. A doua circulară va confirma acceptarea comunicării şi înscrierea în programul provizoriu al Congresului.
Art. 8. A treia circulară va comunica data exactă a prezentării comunicării înscrise, precum şi ultimele detalii referitoare la participare.
 
II. Participarea. Înscrierea. Taxa de participare; exceptarea de la taxă. Datoriile şi drepturile participanţilor.
Art. 9. Taxa de participare este stabilită de Comitetul de Organizare prin raportare la cotizaţia pe care membrii Institutului „Sever Zotta” o achită în trimestrul în care are loc Congresul.
Art. 10. Taxa de participare trebuie achitată în termenul anunţat de Comitetul de Organizare. Ea poate fi achitată şi în preziua sau în zilele Congresului, cu o majorare de 20 %.
Art. 11. Nici un motiv nu va putea fi invocat pentru a se refuza achitarea taxei de participare ori a taxei majorate, fiind vorba de repere comunicate, de regulă, prin prima circulară.
Art. 12. Vor fi exceptate de la plata taxei de participare persoanele invitate expres de Comitetul de Organizare, în vederea prezentării unei expuneri ocazionale.
Art. 13. Pentru membrii Institutului „Sever Zotta”, participarea la congrese este condiţionată şi de achitarea la zi a cotizaţiei.
Art. 14. Membrii Institutului „Sever Zotta”, cu cotizaţia achitată la zi, vor beneficia de o reducere a taxei de participare.
Art. 15. În cazul participanţilor cu taxa de înscriere neachitată, preşedinţii de şedinţă vor fi împuterniciţi să le atragă atenţia înaintea prezentării comunicărilor, şi, eventual, chiar să le oprească accesul la expunere.
 
III. Desfăşurarea. Organizarea şedinţelor: expunere, discuţii, pauze. Prezentarea comunicărilor. Discuţiile. Programul social.
Art. 16. Comunicările propuse de participanţi şi acceptate de Comitetul de Organizare vor fi distribuite în şedinţe plenare sau în secţii paralele, fiecare cu câte un preşedinte de şedinţă.
Art. 17. Preşedinţii de şedinţă vor fi desemnaţi numai dintre participanţii cu comunicări, ţinându-se seama de personalitatea lor şi de autoritatea de care se bucură în faţa celorlalţi participanţi.
Nu poate fi desemnat preşedinte al unei şedinţe persoana care urmează să-şi prezinte comunicarea în cursul şedinţei respective. De această prevedere se va ţine seama şi în cazul înlocuirii preşedinţilor de şedinţă, ca urmare a absenţei celor desemnaţi iniţial.
Art. 18. Preşedintele de şedinţă reprezintă Comitetul de Organizare şi este împuternicit de acesta să vegheze la respectarea programului şi a ordinii în sală.
Art. 19. Dacă propunerile participanţilor vor îngădui, se va prefera constituirea unor secţii tematice, definite ca atare în program; ex.: Izvoare genealogice; Familii, ramuri, personaje; Strategii matrimoniale; Străini printre români, români printre străini; Prosopografie; Genealogie şi ... (istorie socială, istoria artei, heraldică, sociologie, istorie culturală, literatură etc., etc.). În lipsa acestei posibilităţi, organizatorii vor ţine seama, în constituirea secţiilor, de criteriul tematic şi de cel cronologic.
Art. 20. Pentru şedinţele în plen, se vor identifica teme de un interes mai larg sau vizând o cercetare mai complexă.
Art. 21. Din iniţiativa Comitetului de Organizare sau la propunerea participanţilor, în cadrul unui Congres se vor putea organiza, ca secţii cu tematică specială, colocvii, dezbateri, mese rotunde.
Art. 22. În absenţa autorului, comunicarea poate fi expusă de unul dintre participanţi, recomandat de autor sau desemnat de Comitetul de Organizare; în asemenea cazuri, se recomandă suprimarea discuţiilor; dacă, totuşi, timpul permite şi subiectul comunicării prezintă un interes deosebit, preşedintele de şedinţă poate îngădui formularea unor aprecieri generale şi a unor sugestii care să fie aduse la cunoştinţa autorului. În absenţa autorului, întrebările şi criticile nu sunt recomandate.
Art. 23. Comunicările prezentate în reuniunile iniţiate de Institutul „Zotta” devin proprietatea organizatorului, urmând a fi cuprinse în publicaţiile acestuia; valorificarea lor în alte publicaţii se va putea face numai cu acordul Institutul „Zotta” şi va presupune asumarea obligaţiei de a se menţiona cadrul în care au fost prezentate.
Art. 24. Şedinţele – cu deosebire cele în secţii paralele – vor începe la ora anunţată în program.Timpul primei comunicări înscrise în programul unei şedinţe curge de la ora stabilită pentru deschiderea respectivei şedinţe; ca urmare, prezentarea primei comunicări va începe chiar dacă în sală s-ar afla numai comunicantul şi preşedintele de şedinţă.
Art. 25. Timpul acordat fiecărei comunicări (30 de minute) va fi cu stricteţe respectat. La expirarea acestui timp, preşedinţii de şedinţă sunt împuterniciţi din oficiu să întrerupă expunerea sau discuţiile, anunţând următoarea comunicarea.
Art. 26. În cazul desfăşurării lucrărilor în secţii paralele, preşedinţii de şedinţă se vor îngriji ca pauza să fie fixată de comun acord, după ce acelaşi număr de comunicări se vor citi în toate secţiile (în funcţie de prezenţa efectivă a comunicărilor).
Art. 27. Preşedinţii de şedinţă vor evita să se implice în discuţii şi să se pronunţe asupra calităţii expunerilor.
Art. 28. Preşedinţii de şedinţă vor intra în sală cu cinci minute înainte de a începe şedinţa pe care o prezidează, având datoria să verifice buna stare a sălii, a aparatelor afectate comunicărilor (microfon, proiector etc.), precum şi prezenţa comunicanţilor.
Art. 29. Pentru o mai comodă folosire a timpului şi spaţiului, la începutul şedinţei vor urca la tribună (ori, în lipsa tribunei, se vor grupa lângă preşedinte) toţi cei care au de prezentat comunicări în prima parte (până la pauză) şi vor păstra locul până la pauză; se va proceda în chip identic la reluarea lucrărilor după pauză.
Art. 30. Preşedinţii de şedinţă sunt împuterniciţi să întrerupă orice participant la discuţii în cazul când:
a)    se abate de la subiectul comunicării pe marginea căreia se poartă discuţia;
b)    are o ţinută nepotrivită în raport cu locul şi persoanele prezente;
c)     formulează aprecieri necolegiale la adresa autorului comunicării;
d)  foloseşte expresii neacademice adresându-se preşedintelui de şedinţă, auditoriului sau organizatorilor.
Art. 31. În desfăşurarea unui Congres, programul social ocupă o parte importantă, vizând atât folosirea eficientă a timpului, cât şi comoditatea participanţilor.
Art. 32. În spiritul prezentului Regulament, prin program social se înţelege participarea la dejunul şi cina fiecărei zile, la recepţiile oferite de organizatori sau de alte instituţii, la expoziţii deschise în onoarea Congresului, la spectacole sau excursii.
Art. 33. Participanţii au obligaţia să respecte orele indicate pentru dejunurile şi cinele al căror preţ este acoperit de taxa de participare şi să anunţe absenţa de la dejunuri şi cine.
 
Dispoziţii finale
Art. 34. Prezentul Regulament devine parte integrantă a Statutelor (conform art. 58) şi se va publica în Buletinul Institutului „Zotta” în proximul număr după adoptarea sa.
Art. 35. Regulamentul Congreselor se aplică începând cu data adoptării sale şi va fi revizuit şi completat, în temeiul aceloraşi prevederi statutare în baza cărora a fost elaborat, ori de câte ori va fi necesar.
 
Adoptat de Comitetul Director în şedinţa din 13 iunie 2006