Regulamentul colecţiilor
Generalităţi
Art.1. Pentru îndeplinirea scopurilor prevăzute de art.6 din Statute şi ca urmare a activităţilor pe care le desfăşoară, Institutul Român de Genealogie şi Heraldică „Sever Zotta” (în continuare: Institutul „Zotta”) îşi constituie colecţiile, a căror administrare se va întemeia pe prevederile prezentului Regulament.
Art.2. În spiritul articolelor 48 şi 49 din Statute, obiectele dobândite de Institutul „Zotta” prin achiziţii, donaţii sau schimburi vor fi repartizate următoarelor departamente:
a) biblioteca;
b) arhiva;
c) muzeul;
d) colecţiile speciale.
Art.3. În toate departamentele, administrarea colecţiilor se va face ţinând seama şi de reglementările aflate în vigoare în domeniile cărora le aparţin.
Art.4. Administrarea obiectelor dobândite de Institutul „Zotta” pentru colecţiile sale este încredinţată „unui Conservator al Colecţiilor şi unor persoane cu pregătire de specialitate, alese dintre membrii Institutului” (art.49 din Statute), având calitatea de custozi ai departamentelor şi care vor face parte şi din Comisia pentru gestionarea patrimoniului.
Conservatorul colecţiilor va fi membru de drept al Consiliului de Administraţie.
Art.5. Toate obiectele incluse în colecţiile Institutului „Zotta” vor purta un însemn special, indicând atât proprietarul, cât şi provenienţa (achiziţie, donaţie – cu numele donatorului – sau schimb).
Art.6. Nici unul dintre obiectele colecţiilor Institutului „Zotta” nu se poate înstrăina, prin vânzare sau donaţie, şi nici nu se poate împrumuta, spre cercetare, în afara sediului (sau locului de depozitare), sub sancţiunea excluderii pentru încălcarea Statutelor şi reclamaţie penală pentru acţiune în dauna avutului privat.
Obiectele colecţiilor Institutului „Zotta” pot fi împrumutate – cu îndeplinirea formelor legale – numai către instituţii, pentru expoziţii temporare şi numai cu avizul Comitetului Director (art.54, alin.2 din Statute).
Art.7. Pentru obiectele incluse în cele patru departamente ale colecţiilor se vor alcătui cataloage, fiecare cu secţiunile speciale care vor fi socotite necesare.
În măsura posibilităţilor, aceste cataloage vor fi făcute publice, prin intermediul paginii de internet a Institutului, spre a înlesni accesul cercetătorilor.
Art.8. Consultarea colecţiilor Institutului „Zotta” este neîngrădită pentru membrii societăţii şi condiţionată de avizul Comitetului Director pentru orice persoană din afara ei.
Art.9. În toate cazurile, consultarea colecţiilor va fi permisă numai în prezenţa unui membru al Comisiei pentru gestionarea patrimoniului (colecţii) sau al Comitetului Director.
Art.10. În măsura posibilităţilor, Institutul „Zotta” va organiza, la sediul său, o expoziţie permanentă cu obiecte reprezentative din toate cele patru departamente ale colecţiilor sale.
Expunerea acestor obiect nu va conduce la includerea lor în departamentul definit ca muzeu.
Biblioteca
Art.11. Biblioteca Institutului „Zotta” are regim de bibliotecă privată şi nu este deschisă publicului.
Consultarea publicaţiilor din biblioteca Institutului „Zotta” este supusă prevederilor articolelor 6, 8 şi 9 ale prezentului Regulament.
Art.12. Biblioteca Institutului „Zotta” se compune din următoarele secţiuni:
a) cărţi uzuale;
b) periodice;
c) cărţi şi periodice vechi şi rare;
d) xerocopii.
Art.13. Aşezarea publicaţiilor (cărţi şi periodice) va ţine întotdeauna seama de caracterul special al bibliotecii, lăsând la îndemână pe acelea de imediată necesitate pentru cercetările din domeniile genealogie, heraldică şi sigilografie.
Publicaţiile cu tematică îndepărtată de aceste cercetări vor fi păstrate în depozit.
Art.14. Exemplarele duble de cărţi şi reviste, constatate prin absoluta identitate, se vor putea da în schimb pentru alte publicaţii, numai dacă:
a) nu fac parte din donaţii şi
b) nu au însemne ale proprietarilor anteriori (ex-libris-uri, ştampile, semnături) sau adnotări ale unor persoane identificate.
Existând dublete, volumele cu însemne şi înscrisuri vor fi trecute colecţiei Muzeului.
Schimbul cu dubletele din secţiunea c (cărţi şi periodice vechi şi rare) este cu desăvârşire interzis; constatarea lui va atrage excluderea pentru încălcarea Statutelor şi reclamaţia penală pentru acţiune în dauna avutului privat.
Art.15. Membrii Institutului „Zotta” au obligaţia morală de a contribui la îmbogăţirea bibliotecii, depunând, după caz, şi câte un exemplar din lucrările proprii.
Membrii Comitetului Director şi ai Comisiei pentru gestionarea patrimoniului (colecţii) vor urmări cu precădere completarea seriilor de publicaţii (ediţii de izvoare, periodice etc.).
Arhiva
Art.16. Arhiva Institutului „Zotta” este constituită – conform art.48, § (b) din Statute – din:
a) arhiva istorică;
b) arhiva documentară;
c) arhiva curentă.
În spiritul prezentului Regulament, numai arhiva istorică este definită ca departament al colecţiilor Institutului „Zotta”.
O secţiune specială a arhivei va aduna mărturiile referitoare la activitatea Institututului „Zotta” (înregistrări video şi audio, filme, fotografii, afişe, anunţuri şi dări de seamă din ziare şi reviste etc.).
Muzeul
Art. 17. Muzeul Institutului „Zotta” va cuprinde orice obiect care poate fi definit ca muzeistic fără să aparţină celorlalte departamente: tablouri, monede, decoraţii, sigilii şi amprente sigilare, obiecte armoriate, drapele, fanioane etc., precum şi reproduceri de orice fel ale acestora.
Aceluiaşi departament îi vor fi repartizate şi eventualele obiecte personale care au aparţinut unor predecesori în domeniul ştiinţelor genealogie şi heraldică, dăruite Institutului „Zotta”.
Colecţiile speciale
Art.18. Departamentul Colecţii speciale va cuprinde obiecte precum:
a) foi volante;
b) hărţi;
c) stampe;
d) fotografii.
Aceluiaşi departament îi vor fi repartizate şi reproducerile de orice fel (fotocopii, xerocopii etc.) ale acestor categorii de obiecte.
Dispoziţii finale
Art. 19 Prezentul Regulament devine parte integrantă a Statutelor (conform art.58) şi se va publica în Buletinul Institutului „Zotta” în proximul număr după adoptarea sa.
Art 20 Regulamentul colecţiilor se aplică începând cu data adoptării sale şi va fi revizuit şi completat, în temeiul aceloraşi prevederi statutare în baza cărora a fost elaborat, ori de câte ori va fi necesar.
Adoptat de Comitetul Director în şedinţa din 12 februarie 2008.
